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Hier einige Tipps für den richtigen Umgang mit der elektronischen Korrespondenz.

Aussagekräftige Betreff-Zeilen

Der Empfänger ist dankbar, wenn er schon beim Empfang einer E-Mail am Betreff erkennen kann, worum es in der Nachricht geht. Aussagekräftige, nicht zu lange Betreffzeilen helfen dabei, auch bei einer großen Menge von E-Mails trotzdem die Übersicht zu behalten. Eine klare Betreffzeile hilft auch beim Formulieren der Nachricht: so hat man immer im Blick, um was es geht und kann sich beim Schreiben leichter darauf konzentrieren, beim Thema zu bleiben.

Höflich bleiben!

Eine E-Mail muss nicht unbedingt aussehen wir ein Geschäftsbrief - die Regeln der "Schneckenpost" gehören aber auch bei E-Mails zum guten Ton. Dazu gehört eine passende Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren", sofern man den Angeschriebenen nicht kennt sowie ein höflicher Umgangston und ein wenig Verständnis für den Empfänger. Formulieren Sie eine E-Mail so, wie Sie auch selbst gerne angeschrieben werden möchten, und Sie sind bestimmt auf der sicheren Seite.

Gestaltung und Schriftbild beachten

Sinnvoll ist, E-Mails eher für gute Lesbarkeit zu gestalten als möglichst farbenfrohe oder grafiklastige E-Mails zu verfassen. Die durchgängige Verwendung von GROSSBUCHSTABEN sollte man unbedingt vermeiden, da dies im Internet generell als lautes Schreien interpretiert wird. Blinkende, bunte E-Mails, die mit Smilies und Bildern vom eigentlichen Inhalt ablenken, sind in den meisten Fällen nicht zu empfehlen, da sie auf den Empfänger oft unprofessionell und störend wirken.

Keine Abkürzungen / "Internet-Slang"

   ROFL! RTFM! *lol* SCNR :-P

Wer solche Nachrichten verschickt, braucht sich über Unverständnis nicht zu wundern: zwar hat sich im E-Mailverkehr wie auch bei SMS oder in Internet-Chats ein gewisser "Slang" etabliert, als Absender sollten Sie sich aber immer bewusst sein, dass Abkürzungen, Smilies und englische Formulierungen nicht von jedem verstanden werden. 

Nichts überstürzen!

E-Mails sind schnell: vom Verfassen bzw. Abschicken bis zur Zustellung beim Empfänger vergehen manchmal nur Sekunden. So mancher "Schnellschuß" hat den Absender schon in Verlegenheit gebracht, denn wenn eine unüberlegte Nachricht erst einmal abgeschickt ist, gibt es kein Zurück. Vermeiden sollte man daher

  • unüberlegte, nachlässige Formulierungen "im Eifer des Gefechts"
  • emotionale Reaktionen: bei schwieriger Korrespondenz ist es besser, sich mit der Nachricht oder Antwort Zeit zu lassen und nicht dem ersten emotionalen Impuls zu folgen
  • Heikle Angelegenheiten: diese klärt man möglicherweise besser persönlich oder am Telefon

Vor dem Absenden lesen!

Liest man die eigene Mail, bevor sie auf die Reise geschickt wird, noch einmal durch, fallen Tippfehler oder unverständliche Formulierungen meist noch rechtzeitig auf. Tipp: versetzt man sich dabei in die Lage des Empfängers, lassen sich Missverständnisse meist schon im Vorfeld vermeiden.